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A3 e Gemba: ferramentas do Lean para a solução de problemas

Por: CI&T Team

Metodologia A3 e Gemba: ferramentas do Lean
Posted on Apr 21, 2017

Desenvolvidos sob o guarda-chuva do Lean Thinking, estes recursos podem ser aplicados para otimizar os resultados da sua empresa

Organização processual e produtividade são palavras-chave no mercado de trabalho contemporâneo. Afinal, vivemos na era da instantaneidade em todos os aspectos do nosso convívio em sociedade: da forma com que nos comunicamos ao que realizamos profissionalmente, tudo sofre influência do tempo de resposta e reação.

Em uma organização, diversas técnicas podem ser utilizadas para aumentar a produtividade das equipes. Este é o caso de A3 e Gemba, que visam a correção de problemas pontuais por meio da observação detalhada, seguida de planejamento e, enfim, da execução da solução encontrada. Com elas, é possível ainda enxergar desperdícios e oportunidades, trazendo para a realidade o ideal da economia de recursos.

 

 

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A filosofia Lean

A filosofia Lean surgiu no Japão pelas mãos de Taiichi Ohno, engenheiro e chefe de produção da montadora Toyota, que liderou o desenvolvimento de um sistema de gestão que buscava a mais alta qualidade no menor prazo e com o menor custo por meio da eliminação do desperdício, chamado Toyota Production System (TPS). Inspirada em práticas e resultados do TPS aplicados a todas as dimensões dos negócios, surgiu a metodologia Lean. O sistema, que trouxe enormes ganhos em produtividade, qualidade e no desenvolvimento de produtos, explica, em grande parte, o sucesso da indústria japonesa que até hoje busca problemas diariamente a fim de melhorar um produto e, consequentemente, aumentar a satisfação do cliente.

Essa metodologia ganhou popularidade apenas a partir de 1990, com o lançamento do livro The Machine that Changed the World, de James P. Womack, Daniel T. Jones e Daniel Ross. A filosofia Lean, ou Lean Thinking, originou as técnicas A3 e Gemba, ferramentas que podem ser aplicadas em qualquer área do mundo dos negócios, da indústria ao comércio, passando também pela tecnologia de informação. Afinal, gerenciar recursos e potencializar resultados são itens fundamentais na cartilha de qualquer empresa. E o Lean age, justamente, na sistematização de processos de elucidação de problemas e melhor aproveitamento de cada integrante da equipe.

 

Gemba: uma ação

A palavra Gemba, em japonês, Genchi Genbutsu, é traduzida como “vá ver”. No universo do Lean Thinking, ele representa também o “local real”, onde o trabalho é de fato realizado e gera valor para o negócio. Logo, esta técnica consiste em deslocar uma pessoa do time até o local do contratempo para uma coleta de dados antes mesmo da tomada de decisão.

Quando tratamos da comunicação, o ponto de vista é sempre um fator determinante para o sucesso - ou fracasso - da transmissão da mensagem desejada. Portanto, um relato sobre o problema está sujeito à percepção singular de quem é responsável por ele, porém, é preciso lembrar que os detalhes fundamentais para a solução de um obstáculo não são os mesmos para cada um de nós. Por isso, a Gemba propõe que um problema seja examinado a fundo (no lugar onde ele surgiu). Assim, os reparos são feitos de forma mais objetiva (pulando as longas conversas por e-mail entre os departamentos de uma fábrica, por exemplo).

A partir disso, ela proporciona a economia de recursos quando o empecilho é solucionado de forma imediata, sem a interferência da simples percepção ou das suposições de cada um neste processo. Além disso, estimula que as lideranças juntem-se aos times com frequência no local onde eles trabalham para observar, discutir, guiar, ensinar e aprender e, por meio de uma comunicação muito mais clara, transparente e natural, sejam juntos capazes de construir as soluções mais adequadas para os problemas de forma colaborativa e rápida.

 

Método A3: mais do que uma folha de papel

Enquanto isso, o método do A3 é uma poderosa ferramenta de gerenciamento com foco na resolução de problemas. Ela ajuda a promover a melhoria contínua dos processos e, por meio dela, se desenham o planejamento estratégico das companhias com base nas reais dores de negócio de uma empresa. Ele é chamado assim porque é feito a partir de uma folha de papel A3 (que conta com 237mm de largura e 420mm de altura) no qual são descritos o contexto, a situação atual, os objetivos, as análises de causas, as propostas de ações e um plano para que o reparo seja feito, além do acompanhamento.

Ele é baseado no Ciclo PDCA (Plan-Do-Act-Check), popularizado por W. Edwards Deming na década de 1950, que traz o diálogo - e a criação do consenso - entre colaboradores e colaboradoras como base para a resolução da maioria dos problemas de uma organização. E deve ser usado e acompanhado de maneira cíclica, já que de nada adiantará aplicá-lo uma vez e esquecer que ele existe.

 

Metodologia A3

 

O A3 deve ser lido da esquerda para a direita e de cima para baixo. As colunas da esquerda representam as questões ponderadas pela pessoa que exerce o papel de mentoria, enquanto as da esquerda abrigam as respostas. A partir do A3, a gerência dos recursos de um projeto é, consequentemente, padronizada e sistematizada a fim de economizar tempo sem abrir mão da qualidade do que é feito.

Por que ele é tão valioso? Se pensarmos em uma rotina usual de trabalho, percebemos que a tendência é a de queimar etapas e partir rapidamente para soluções "por instinto". O pensamento A3 exige, justamente, que se pare para considerar profunda e cuidadosamente cada uma das partes do problema e se elaborem as soluções mais adequadas antes de qualquer tomada de ação. Mas, atenção! Aqui estamos falando em encontrar as causas-raiz  e não os sintomas, ou seja, encontrar o verdadeiro problema de negócios que se desdobra nos erros para realmente saná-lo. Assim, percebemos que apesar de parecer simples, o pensamento A3 requer grande capacidade de síntese, de ser objetivo. Não é fácil encaixar todas as peças reais do quebra-cabeças de um problema em uma folha desta dimensão.

 

 

Entenda o que é Gemba e A3, ferramentas do Lean

 

Qual o impacto em uma organização?

A combinação das duas técnicas contribui para a eliminação de prejuízos em uma corporação por meio da organização e velocidade na hora de solucionar problemas. Afinal, como os princípios do Lean, promovem a sistematização dos processos e melhor gerenciamento de pessoas. Ou seja, você faz mais, em menos tempo e com mais qualidade, reduzindo as taxas de erro e insatisfação de clientes.

A versatilidade do Gemba e da metodologia A3 permitem que eles sejam aplicados em projetos e operações de qualquer natureza. Quer saber mais sobre essas ferramentas? Fale com a gente!