A3 e Gemba: ferramentas do Lean para a solução de problemas

Por: CI&T Team

Metodologia A3 e Gemba: ferramentas do Lean
Posted on Aug 12, 2019

 

O que você vai ler aqui:

  • O Gemba ajuda na construção de uma operação eficaz e ágil com velocidade

  • O que é o A3 e como ele pode ajudar a solucionar problemas de forma sistemática 

  • Como o Lean, e suas ferramentas, pode impulsionar a transformação digital da sua empresa
     

 

Em uma organização, diversas técnicas podem ser utilizadas para aumentar a produtividade das equipes. Este é o caso de A3 e Gemba, que visam a correção de problemas pontuais por meio da observação detalhada, seguida de planejamento e da execução da solução encontrada. Com elas, é possível ainda enxergar desperdícios e oportunidades, trazendo economia de recursos.  

 

A filosofia Lean

 

A filosofia Lean foi criada no Japão por Taiichi Ohno, engenheiro e chefe de produção da Toyota. Taiichi liderou o desenvolvimento de um sistema de gestão que buscava a mais alta qualidade no menor prazo e com o menor custo por meio da eliminação do desperdício, que foi chamado Toyota Production System (TPS).

O TPS era aplicado à manufatura, mas suas práticas e princípios se mostraram tão poderosos que passou a ser usado em todas as dimensões dos negócios. Assim surgiu o Lean, com foco na busca incessante por problemas e suas soluções a fim de melhorar um produto e, consequentemente, aumentar a satisfação do cliente. Por essas características, trouxe enormes ganhos em produtividade, qualidade e no desenvolvimento de produtos, o que explica, em grande parte, o sucesso da indústria japonesa.

Porém, a metodologia ganhou popularidade apenas a partir de 1990, com o livro The Machine that Changed the World, de James Womack, Daniel Jones e Daniel Ross. Da filosofia Lean, ou Lean Thinking, surgiram as ferramentas A3 e Gemba que podem ser aplicadas em qualquer área dos negócios para gerenciar recursos e potencializar resultados.

 

Gemba: uma ação


A palavra japonesa Gemba pode ser traduzida como “local real”, onde o trabalho é realizado e gera valor. Esta técnica consiste em deslocar uma pessoa do time - geralmente lideranças - até o local onde as equipes trabalham para observar, aprender, entender os problemas e conduzir os times no caminho da solução.   

A prática do Gemba propõe que os problemas sejam examinados e discutidos a fundo e de forma colaborativa, buscando fatos e não suposições. Assim, as soluções encontradas são mais efetivas e rápidas.

Além disso, estimula que as lideranças juntem-se aos times e cria uma comunicação muito mais clara, livre de ruídos, transparente e natural.

 

 
Método A3: mais do que uma folha de papel


O método do A3 é uma poderosa ferramenta de gerenciamento com foco na resolução de problemas. Ela ajuda a promover a melhoria contínua de processos e a desenhar o planejamento estratégico das companhias com base nas reais dores de negócio.

Ele é chamado assim porque é feito em uma folha de papel A3 (com 237 mm de largura e 420 mm de altura) na qual são descritos o contexto, a situação atual, os objetivos, as análises de causas, um plano de solução e seu posterior acompanhamento.

Ele é baseado no Ciclo PDCA (Plan-Do-Act-Check), popularizado por W. Edwards Deming na década de 1950, que traz o diálogo - e a criação do consenso - entre pessoas como base para a resolução dos problemas da organização. Deve ser usado e acompanhado de maneira cíclica e contínua.

 

Metodologia A3

 

O A3 deve ser lido da esquerda para a direita e de cima para baixo. As colunas da esquerda representam as questões ponderadas pela pessoa que exerce o papel de mentoria, enquanto as da direita abrigam as respostas. A partir do A3, a gerência dos recursos de um projeto é, consequentemente, padronizada e sistematizada a fim de economizar tempo sem abrir mão da qualidade do que é feito.

Por que ele é tão valioso? Se pensarmos em uma rotina usual de trabalho, percebemos que a tendência é a de queimar etapas e partir rapidamente para soluções "por instinto". O pensamento A3 exige, justamente, que se pare para considerar profunda e cuidadosamente cada uma das partes do problema e se elaborem as soluções mais adequadas antes de qualquer tomada de ação.

Mas, atenção! Aqui estamos falando em encontrar as causas-raiz e não os sintomas, ou seja, encontrar o verdadeiro problema de negócios que se desdobra nos erros para realmente saná-lo. Assim, percebemos que apesar de parecer simples, o pensamento A3 requer grande capacidade de síntese, de ser objetivo. Não é fácil encaixar todas as peças reais do quebra-cabeças de um problema em uma folha desta dimensão.

 

 

Sua empresa está em processo de transformação digital?

Agora que você sabe mais sobre o poder das ferramentas do Lean A3 e Gemba para a resolução de problemas, vale destacar também o papel fundamental destas no processo de transformação digital dos negócios. Isso porque elas ajudam a construir e sustentar um formato de trabalho colaborativo cuja meta é resolver problemas do cliente de forma adequada e ágil e entregar alto valor com velocidade. Assim elas podem ser consideradas práticas-chave para alcançar uma mudança de cultura, o estabelecimento de um novo mindset de experimentação, inovação e melhoria contínua com foco no consumidor. Ou seja, para implementar uma operação verdadeiramente digital, capaz de gerar resultados valiosos e impactos de negócio com velocidade. 

 

Entenda o que é Gemba e A3, ferramentas do Lean